Guest author: Per Danielsson
Key Account Manager, GO MO Group AB

I organisationer bruges termen ‘effektivitet’ til at beskrive forholdet mellem totale input og brugbart output. God effektivitet opnås, når færrest mulige ressourcer benyttes til at opnå de bedst mulige resultater. Organisationer bør stile efter at øge deres processers effektivitet. For at øge effektiviteten er organisationer nødt til at finde måder at bruge færre ressourcer på og stadig opretholde outputtets kvalitet. Ressourcer kan inkludere tid, energi, materialer, penge, osv. (Investopedia, EFFICIENCY DEFINITION, 2016). Behandlingen af fakturaer er essentielt for en virksomheds sundhed. Det udgør hovedparten af, hvad en organisations kreditorafdeling laver. Hvis dette ikke udføres effektivt, kan fakturabehandling være meget dyrt for en virksomhed. For mange ubetalte fakturaer kan også hæmme en organisations indtjeningspotentiale (Ty Hardison, THE IMPORTANCE OF EFFICIENT INVOICE PROCESSING, 2012). Nedenfor er anført de vigtigste egenskaber ved en fakturabehandlingsløsning:

OCR

OCR står for Optical Character Recognition, optisk karaktergenkendelse. Med denne funktion kan firmaer scanne og ‘læse’ enhver papir eller digital faktura. Dette fjerner behovet for et manuelt datainput. Da der ikke er mennesker involveret i indtastningen af oplysninger, er risikoen for fejl betydelig reduceret. Derfor er firmaernes fakturaproces ikke bare færdiggjort hurtigere, omkostningerne reduceres også.

Let adgang

Ved at vælge automatisering faktura har firmaer let adgang til alle fakturaarkiver.

Man kan få adgang til digitalt registrerede fakturaer 24/7. Omkostningen ved at vedligeholde arkiver er også meget mindre. Kreditorbogholderiet kan hurtigt finde en faktura frem, som der skal arbejdes med, hvis arkiverneopbevares elektronisk.

Automatisk matchning

Inden en faktura kan registreres og betaling behandles, skal den matches til en tilsvarende indkøbsordre. Med traditionelle behandlingssystemer kan dette tage meget tid og kan forsinke betalingsprocessen. En elektronisk løsning gør automatisk matchning af indkøbsordrermuligt.

Overvågning, revision og rapportering

De fleste fakturabehandlingsløsninger leveres med virkningsfulde værktøjer, der muliggør realtidsovervågning. Revision af fakturaer og oprettelse af rapporter gøres mere enkelt. Disse rapporter er meget brugbare for organisationens finansafdeling.

ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) er en styringssoftware, som organisationer kan bruge til at automatisere adskillige bagkontorsfunktioner. En fakturabehandlingsløsning vil let kunne integreres med ERP-software, der kan være meget brugbart til at optimere generelle virksomhedsfunktioner.

En fakturabehandlingsløsning kan være meget brugbar for organisationer. Den reducerer forekomsten af dobbelte betalinger og øger kreditbogholderiets effektivitet. Basware er et firma, der hjælper firmaer med at sende og modtage fakturaer.

 

"Ovenstående udtalelser er ren betragtning og forfatterens synspunkt. De afspejler ikke Baswares holdning.”

modtage fakturaer