Der er masser af fordele ved at digitalisere din virksomheds indkøb af varer og tjenester med en Purchase-to-Pay-løsning. Men hvordan får du i praksis alle dine kolleger til at følge trop, så I får det fulde udbytte?

Lad os lægge ud med den gode nyhed: Det ER muligt at få ALLE dine kolleger til at bruge en digital indkøbsløsning. Og endda uden, at du skal tvinge dem til det. Du skal blot overbevise dem om, at systemet letter deres daglige arbejde.

De gode spørgsmål til dig selv

For at lykkes skal du tilbyde dine kolleger en løsning, som passer til den måde, de allerede arbejder på. Både når de er på kontoret, på farten eller arbejder hjemmefra. Derfor skal du overveje faktorer såsom:

  • Hvilke led i indkøbsprocessen kan fjernes og dermed spare tid og ulejlighed for den enkelte bruger og virksomheden som helhed?
  • Hvordan kan processer strømlines - fremfor blot at automatisere forældede manuelle måder at gøre tingene på?
  • Hvor meget har hver enkelt bruger brug for at vide for at kunne træffe de bedste indkøbsbeslutninger?
    • Findes varen til en lavere pris?
    • Hvordan udarbejder man en indkøbsanmodning til ledelsen?
    • Hvordan bestiller man med andre i virksomheden for at opnå en højere indkøbsrabat?
    • Hvor meget indflydelse har hver bruger på at nå virksomhedens besparelsesmål?
  • Skal din indkøbsløsning sættes op, så den tilgodeser en bestemt branche, eller skal adgangen til indkøb være rollebestemt?
    • Eksempelvis har folk ’i marken’ andre behov end de kolleger, der sidder på hovedkontoret.
  • Minder brugergrænsefladen i jeres digitale indkøbsløsning om alment kendte online shopping sider?
    • Indkøbsløsningen bør være nem og intuitiv at bruge.

Derfor skal brugerne tage systemet til sig

Hvis ikke alle indkøb af varer og ydelser til brug i virksomheden købes igennem systemet, er det i sagens natur vanskeligt at styre udgifterne. Så risikerer du nemlig at få overraskende fakturaer og budgetter, der skrider, fordi der foretages indkøb, der ikke på forhånd er godkendt. Og det besværliggør dit arbejde med at sikre besparelser og opnå de økonomiske fordele via jeres digitale indkøbssystem, som du er blevet stillet i udsigt.

Frem for at bruge tiden på strategiske indkøbsinitiativer, som for alvor kan effektivisere din virksomheds betalingsflow, kan du nemt havne i en træls rolle som intern politibetjent. Der er derfor god grund til at fokusere på, at få alle brugere med ombord ved at påpege gevinsterne og dernæst gøre det super nemt at anvende løsningen.

Sådan får du et godt overblik

Start med læse analysefirmaet Forresters rapport, som peger på, at “P2P-specialister leverer hurtige resultater ved at være i stand til at øge user adoption” i The Forrester Wave™: eProcurement, Q2 2017
Dernæst kan du få mere at vide om, hvordan du opnår 100 % brugertilslutning i Baswares eBook.