De fleste virksomheder har investereret i et indkøbs- og betalingssystem, men 90 procent af al indkøbsteknologi er faktisk utidssvarende. Hænger din virksomhed også fast i fortidens løsninger?

Her er et ganske typisk scenarie: En indkøbsdirektør i en stor virksomhed orker ikke mere rod i virksomhedens proces fra indkøb til betaling. Rodet opstår, fordi indkøb og kreditorbogholderi opererer uafhængigt af hinanden - de ansatte køber ganske enkelt ind på egen hånd hos ikke-godkendte leverandører, og betalingerne falder ofte for sent. Og så er der er alt for meget papir i processen.

Nyt i dag - forældet i morgen

Den nemmeste og tilsyneladende smarteste løsning på problemet er at implementere et nyt indkøbs- og betalingssystem. Den kløgtige indkøbsdirektør ved selvfølgelig, at det skal køre som en Software-as-a-Service løsning - og uanset valget af leverandør kan indkøbsdirektøren fremvise en ganske hæderlig ROI. Så hvad er problemet egentlig?

Problemet er, at alt for mange indkøbsdirektører har en ret kort tidshorisont og derfor overser, at omkring 90 procent af nutidens indkøbsteknologi om få år vil være forældet. Så husk altid at anlægge en lang tidshorisont.

Kan du huske Siebel? 

Siebel var for 15-20 år siden cremen af cremen inden for Customer Relationship Management (CRM). Ufattelig mange millioner blev brugt på licenser og implementering af Siebel med det formål at skabe øget gennemsigtighed, effektivitet og større kundetilfredshed.

Men ti år senere brugte næsten ingen Siebel mere. Udbredelsen vendte nærmest på en tallerken takket være fremkomsten af Software-as-a-Service. Eller for at være mere præcis: Takket være Salesforce. Et kæmpe teknologiskift fandt sted, og pludselig var Siebel og lignende systemer helt og aldeles forældede. Det hastige skifte betød da også, at en del indkøbsdirektører måtte se sig om efter et nyt job.

Hvad bliver så det næste teknologiskifte?

Fra alle sider hører vi om kunstig intelligens, maskinlæring og Cognitive Computing. Mange bekymrer sig også om, hvorvidt de nye teknologier kommer til at overflødiggøre mennesker af kød og blod.

Men uanset, om vi kan lide det eller ej, så kommer de nye teknologier også til at finde anvendelse inden for indkøb. For der en meget åbenlys årsag til at anvende kunstig intelligens inden for indkøbsfunktionen. Og den hedder data.

Når nutidens indkøbsdirektører evaluerer funktionaliteten i nye mulige løsninger, fokuseres ofte entydigt på taktisk funktionalitet. De overser den meget store konkurrencemæssige fordel, deres virksomhed kan opnå ved at indsamle og bruge data aktivt.

Her skal du især holde øje med to faktorer:

1. Er dit nye system designet til centraliseret dataopsamling? ​

Systemet bør være i stand til både at opsamle jeres egne data samt data fra alle de organisationer, som er koblet på løsningen - og så skal det kunne samarbejde med andre løsninger. Jo bedre systemet er designet til central dataopsamling, jo bedre bliver du i stand til at drage fordel af de seneste datadrevne, teknologiske forandringer.

Derfor bør du se bort fra løsninger, som kun fokuserer på din egen virksomhed og dens data. For ellers kommer din virksomhed til at halte bagefter - ligesom de virksomheder, som i sin tid valgte Siebel. 

2. Opsamler systemet så også rent faktisk disse data?

Her skal du tænke på, at data især skabes af leverandører, rekvirenter og kreditorbogholderiet – ellers fejler din business case.

Leverandører

Du er nødt til at få alle dine leverandører – både store og små - til at bruge systemet, hvis du vil opsamle data. Ellers får du ikke alle de data, du har brug for.

Rekvirenter

Dem, der oftest er dårligst til at anvende et indkøbssystem, er sælgere og ledelsen. De vil kun bruge et nyt indkøbssystem, hvis det er den nemmeste og hurtigste måde at få løst deres opgaver på. Derfor skal indkøbssystemet passe til den måde, de arbejder på. Hvis du ikke giver dem et system, de gider at bruge, får du dem ikke ombord og kan derfor ikke opsamle data fra deres transaktioner.

Kreditorbogholderiet

Dette er nok den vigtigste part, men bliver ofte overset, når man ser tingene fra et indkøbsperspektiv. Tænk på, hvor mange tusinde eller millioner fakturatransaktioner, som finder sted i din virksomhed. Gang det nu med de hundredvis af andre virksomheder, I samarbejder med. Det giver en god fornemmelse for, hvor hurtigt data kan skalere. 

De fleste indkøbs- og betalingssystemer kan ikke håndtere så mange forskellige fakturaer. Og så er man endnu en gang tilbage til en problematik a la Siebel.

Fordele ved at vælge rigtigt

Der er mange kontante fordele ved at vælger et system, der kan opsamle alle data på en centraliseret platform - blandt andet: 

  • Hurtig opdagelse af snyd og svindel.
  • Nem og målrettet søgning. Det virker som et mirakel, når Amazon præsenterer dig, for de varer, du har brug for, men skyldes Amazons aktive brug af data.
  • Indkøb af varer og ydelser med mulighed for dynamiske rabatter, som afhænger af betalingstidspunkt.
  • Afvigelser bliver håndteret uden menneskelig indblanding takket være viden om historiske adfærdsmønstre. 

Så husk, at værdiskabelsen i indkøbsfunktionen ikke så meget kommer fra taktisk funktionalitet som fra adgang til en masse data.