Wat onze klanten zeggen - Grafisch Lyceum Rotterdam

Het Grafisch Lyceum Rotterdam is dé vakinstelling in Nederland als het gaat om innovatief onderwijs op het gebied van media, design en technologie. Het GLR wordt gedreven door een voortdurende ambitie om kwalitatief en innovatief beroepsonderwijs te verzorgen voor studenten, bedrijven en zelfstandige professionals in de creative industry. Door de jaren heen is de school uitgegroeid tot het grootste en meest innovatieve media-instituut in de Benelux.

Denken en doen. Dat is wat het Grafisch Lyceum Rotterdam zijn 4000 leerlingen op VMBO en MBO wil meegeven. Theorie én praktijk zijn in balans in het primaire proces: het geven van onderwijs. De organisatie zelf, met zijn processen en systemen, staat in dienst van dat hoofddoel. En hoe efficiënter deze organisatie werkt, hoe meer middelen ten goede komen aan juist dat onderwijsproces.

De belangrijkste uitdagingen

• Er was te weinig grip op het factuurproces; facturen konden zoekraken, werden soms te laat behandeld of kwamen niet aan bij de behandelaar
• Er was geen informatie over de verwerkings-status van een factuur
• Er wordt gewerkt op twee locaties, dit werkte vertragend
• Mogelijkheden tot kostenbesparing op interne kosten door stroomlijning van het proces werden niet benut
• De oplossing

Na een selectieproces bleek Basware een product suite te hebben die paste op de probleemstelling van het Grafisch Lyceum Rotterdam. Het vooronderzoek dat leidde tot het plan van aanpak bevestigde het vermoeden van GLR dat het absoluut zin had Basware te implementeren.  Basware IP werd geïmplementeerd waarbij extra aandacht moest worden besteed aan de koppeling met het financiële systeem en eventuele upgrates in dat systeem of het Basware systeem. Om nog meer grip te krijgen op de financiële processen is vervolgens ook Basware Contract Matching geïnstalleerd. Hiermee wordt de naleving van contracten bij gehouden en worden de facturen die hieruit voortvloeien efficiënt opgepakt.

De belangrijkste voordelen

• concrete besparingen, waaronder één FTE voor de verwerking van facturen
• Facturen worden nu centraal gescand en elektronisch naar de juiste persoon geleid, zonder vertraging
• Facturen die conform de afspraken (contracten) zijn worden automatisch goedgekeurd
• Signaleringsfunctie voor afloop van contracten
• Goedkeuring kan nu elektronisch plaatsvinden door de autorisatie op zijn/haar werkplek