Wat onze klanten zeggen - ANWB

De ANWB is misschien wel het bekendst als de ‘redder in de nood’ voor wie in het binnen- of buitenland te kampen krijgt met autopech onderweg. In het jargon spreekt men op het hoofdkantoor in Den Haag over ‘incidenten’.

Om de gestrande reizigers weer op weg te helpen en andere zaken in goede banen te leiden, maakt ANWB gebruik van diensten van derden, zoals bergingsbedrijven. Jaarlijks levert dit een aanzienlijke facturenstroom op. Daarnaast is er een stroom van tienduizenden "niet-incident gebonden" organisatie facturen, bijvoorbeeld voor hotelkosten of drukwerkkosten.

De belangrijkste uitdagingen

• De  facturenstroom kenmerkt zich niet alleen door grote volumes maar ook door een grote diversiteit; er is een groot volume aan incident-gebonden facturen, maar ook zijn er tienduizenden niet-incident gebonden organisatie facturen, bijvoorbeeld voor hotelkosten of drukwerkkosten.
• ANWB wilde voorkomen dat er deeloplossingen ontwikkeld werden; met 2 applicaties wilde men de totale factuurstroom beheren en beheersen.
• De Financiële Administratie heeft voor het proces van factuurverwerking een heldere ambitie: het proces transparant en inzichtelijk maken door zoveel mogelijk facturen geautomatiseerd te verwerken.

De oplossing

Ons streven is om uiteindelijk de totale factuurstroom te kunnen beheren en beheersen met twee applicaties” aldus Luc Boog, Manager Financiële Administratie bij ANWB.  Een zelf ontwikkelde applicatie voor de incident gebonden facturen rond hulpverleningen in het buitenland en een standaardapplicatie voor overige facturen.

Basware Invoice Processing (IP) werd de standaard applicatie, welke stap voor stap werd uitgebreid.

“Maar je moet ‘standaard’ niet verwarren met ‘gefixeerd’. Wat wij hebben gekozen is een standaardpakket met flexibele instelmogelijkheden. Juist daarmee kunnen we de veelzijdige facturenstroom goed aanpakken en bereiken we, naast transparantie en beheersing van het verwerkingsproces, ook allerlei kostenvoordelen”. Deze voordelen liggen op het terrein van het beperken van kopiekosten, opslagkosten, kosten voor handmatige handelingen en kosten voor het traceren van zoekgeraakte facturen.

De belangrijkste voordelen

• Alle relevante informatie rond de factuur is onmiddellijk bij de hand
• Het werken met Basware als ‘prettig en intuïtief’ ervaren
• De flexibele instelmogelijkheden waarmee de veelzijdige factuurstroom goed aangepakt kan worden
• Het werken met vaste rappelmomenten zodat de facturen binnen de gestelde tijd worden verwerkt
• Kostenbesparingen