Menestystarina - Tecnotree

Tecnotreessa ollaan tyytyväisiä sähköiseen matkahallinta-ohjelmistoon, joka on helppokäyttöinen ja toimii reaaliajassa. Matkalaskut eivät pyöri pöydillä, eivätkä laskujen arkistointimapit pölyty hyllyillä. Tecnotree on nopeasti kasvava kansainvälinen suomalaisyritys, jonka henkilökunnalle kertyy vuodessa huima määrä matkustuspäiviä.

Yhtiö kehittää ja toimittaa viestintä- ja maksuratkaisuja teleoperaattoreille ja palveluntarjoajille ympäri maailmaa. Tecnotreen tuotteita toimitetaan yli 50 maahan, ja yhtiön palveluksessa on maailmanlaajuisesti 360 työntekijää kolmessatoista eri toimipisteessä.

Tecnotreen Internal Service Manager Riitta Rantanen kertoo, että manuaalinen matkakulujen käsittely jäi historiaan jo vuonna 1994, jolloin yhtiössä siirryttiin käyttämään sähköistä matkahallinta- ohjelmistoa.

”Totesimme jo varhain, että IT-alan yrityksellä pitää olla sähköinen matkahallintajärjestelmä. Perusteellisen valintaprosessin jälkeen päädyimme ratkaisuun, joka siirsi taulukkolaskentaohjelman ja keltaiset laput historiaan”, Rantanen kertoo. ”Ohjelmisto on toiminut alusta alkaen erinomaisesti. Hyvälle pohjalle on ollut mahdollista rakentaa myöhemmin uusia toimintoja”, Rantanen jatkaa.

Riitta Rantanen, Internal Sevice Manager, Tecnotree

Matkalaskujen hoitaminen työllistää paljon yritysten hallintoa. Matkakulut ovat tyypillisesti noin viisi prosenttia yrityksen liikevaihdosta, mutta ne työllistävät hallintoa jopa 20–30 prosenttia työajasta. Sähköiseen matkahallintoon siirryttäessä matkajärjestelyihin ja matkakulujen hallinnointiin käytetty työaika vähenee selvästi. Jo pelkästään matkalaskujen hallinnointikustannus on perinteisellä tavalla hoidettuna 18–30 euroa, mutta häiriöttömästi toimivan järjestelmän avulla kustannus vähenee helposti yhteen kolmasosaan. Koko prosessi nopeutuu edelleen, kun matkahallintajärjestelmä integroidaan yrityksen omiin ja palveluntuottajien järjestelmiin.

Tecnotree on levittänyt sähköisen matkahallintajärjestelmän myyntikonttoreidensa käyttöön eri puolille maailmaa. Rantasen mukaan järjestelmä on saatu toimimaan hyvin niin Brasiliassa kuin Dubaissakin. ”Palvelujen tarjoaminen hoidetaan keskitetysti siten, että järjestämme teknisen ympäristön Suomesta, ja eri puolilla maailmaa toimivat työntekijämme tekevät matkalaskunsa Baswaren järjestelmän ja internetin välityksellä. Näin olemme saaneet koko matkustuksen entistä paremmin hallintaan, ja samalla voimme taata henkilökunnallemme korkeatasoiset palvelut maailmanlaajuisesti”, Rantanen selvittää.

Keskitetyn matkahallinnon ansiosta Tecnotreessa pysytään myös selvillä todellisesta matkustusvolyymista ja saadaan kaikkialta reaaliaikaiset tiedot matkustamiseen liittyvistä tapahtumista ja kustannuksista. TEM-matkalaskulle voidaan poimia kaikki tarvittavat tiedot jo matkan suunnittelu- ja tilausvaiheessa matkatoimisto-ostoista lähtien ja syöttää matkan aikana tehdyt ostot ohjelmaan. Myös luottokorttiyhtiöltä kerran kuukaudessa tulevan laskun täsmäyttäminen matkalaskuille tapahtuu nopeasti matkahallintajärjestelmän täsmäytystoiminnon avulla. Kaikki matkaan liittyvät kustannukset saadaan siten kohdistettua oikeille kustannuskohteille. 

Baswaren järjestelmä on looginen ja monin eri tavoin matkustajan ehdoilla toimiva. Matkustaja voi esimerkiksi itse valita käyttöliittymän kielen. Tämä mahdollistaa ulkomaalaisen työntekijän englanninkielellä tekemän matkalaskun käsittelemisen Suomessa suomenkielisenä. Tecnotreen matkustajat eri puolilla maailmaa ovat oppineet nopeasti tekemään matkalaskut sähköisellä ohjelmistolla. Riitta Rantanen pitääkin vähäistä koulutustarvetta yhtenä ratkaisun resursseja säästävistä ominaisuuksista. Basware Travel & Expense Management -ohjelmistoa käytetään jo yli 150 yrityksessä ja yhteisössä Suomessa ja muualla maailmassa. Matkahallintajärjestelmän käyttäjiä näissä organisaatioissa on yli 50 000.

Tecnotree

Tecnotree is a global provider of a broad range of telecom IT solutions focused on charging, billing, customer care, messaging and content services. Tecnotree empowers communication service providers to create and monetize a broad marketplace of digital services, and augment value across the customer lifecycle.

Acknowledged for agility and commitment, Tecnotree employs more than 900 employees serving over 100 operators globally. Tecnotree is listed on the main list of NASDAQ OMX Helsinki with the trading code TEM1V.