Menestystarina - Martela

Yritykset ovat viime vuosina panostaneet sähköiseen hankintatoimeen ja hankkineet siihen sopivia työkaluja tai rakentaneet vastaavanlaisia toimintoja omiin järjestelmiinsä.  Palveluiden ja tuotteiden toimittajille tämä on merkinnyt uudenlaista tilannetta tuotehallinnan osalta. Lähes kaikissa sovelluksissa tuotteiden hankintaa pyritään tekemään sähköisen katalogin avulla. Tämän lisäksi käytetään vapaata tekstitilausta, jossa tuote määritellään selitystekstillä. Markkinoilla on toimialoja, joille katalogipohjainen hankinta soveltuu hyvin. Esimerkkinä kännykät, joista yritykset  valitsevat muutamia malleja, joilla kaikki tarpeet voidaan helposti kattaa.

Kalusteita pidetään katalogeihin hyvin sopivina tuotteina. Asia ei kuitenkaan valitettavasti ole näin yksioikoinen. Tuotteiden varioituvuus on suuri ja mallisto laaja. Kalusteet hankitaan aina johonkin tilaan ja ratkaisut ovat yksilöllisiä. Esimerkiksi työpöytien sijoittelu vaatii aina mittaamista ja ikkunoiden sekä ovien huomioimista. Mitä enemmän muuttujia näissä tekijöissä on sitä enemmän tarvitaan palvelua, jossa kokemus ja erityisosaaminen ovat keskeisessä roolissa.

Havainnollistaakseen asiakkaille esimerkiksi kalusteiden sijoittelua tilaan, Martela käyttää tuotteiden kuvaamiseen erilaisia pitkälle kehittyneitä ja verrattain monimuotoisia piirustusohjelmia. Samoja tai vastaavia sähköisiä työkaluja käytetään tarjousten ja tilausten tekemiseen.

Kalusteiden modulaarisuudesta ja palveluiden kirjosta  johtuen variaatioiden määrä on valtava. Variaatioiden määrää lisää vielä mm. runsas materiaalien käyttö. Pelkästään yhdestä työtuolisarjasta tulee helposti kymmeniätuhansia tuotevariaatioita. Sähköisen hankinnan onnistumisen kannalta on tärkeää, että järjestelmä on käyttäjälle helppokäyttöinen ja sieltä löytää vaivatta ne tuotteet, joita tarvitsee ja joiden tilaaminen sähköisesti on ylipäätään hallittavissa. Kuvien käyttö tuotteiden tiedoissa helpottaa käyttöä, joten kuvien tuottaminen tuoteinformaatioon onkin tullut toimittajille entistä tärkeämmäksi. Moni käyttäjä hankkii myös eri tuoteryhmiin kuuluvia tuotteita, jolloin käyttäjällä pitää olla samankaltainen tapa tehdä tilauksia tuoteryhmistä riippumatta.

Joustava hankintajärjestelmä, jossa on katalogin ja vapaan tekstitilauksen lisäksi mahdollisuus käyttää ulkoista katalogia (punch out) antaa parhaat mahdollisuudet käyttäjäystävällisen järjestelmän tekemiseen. Ulkoinen katalogi on toimivin ratkaisu kalusteiden tilaamiseen. Ulkoisessa katalogissa käyttäjä kirjautuu webin kautta toimittajan järjestelmään, valitsee tuotteet  ostoskoriin ja vie tuotetiedot sen jälkeen omaan hankintajärjestelmäänsä.

Martela on tehnyt tähän tarkoitukseen web-käyttöisen tilaustyökalun, eOrderin, joka toimii Purchase Managementissa ulkoisena katalogina. eOrderin ja Purchase Managementin integraatio on työn alla ja se on tarkoitus ottaa käyttöön kevään 2010 aikana.

Martela Oyj
Pekka Halonen