Menestystarina - Helsingin seurakuntayhtymä

Helsingin seurakuntayhtymä oli hankkinut Basware Contract Matching eli toistuvaislaskujen käsittelyratkaisun jo Baswaren ostolaskujärjestelmän käyttöönottoprojektin yhteydessä vuonna 2006. Resurssipulasta johtuen ratkaisua ei otettu samassa yhteydessä käyttöön. Laskuautomaatiotason nostaminen tuli kuitenkin ajankohtaiseksi eri yhteyksissä, kun pohdittiin laskujen kierrätyksen edelleen nopeuttamista ja esimerkiksi leasing-sopimusten arkistointia.

Jotta kaikki tarvittava toistuvaislaskuihin liittyvä tieto saataisiin kerralla kasaan tehokkaan käyttöönoton varmistamiseksi, Helsingin seurakuntayhtymä päätti tilata Baswarelta CM-workshopin. Workshopin haluttiin syventävän ymmärrystä siitä, mitä kaikkia laskuja kannattaisi täsmäyttää CM:llä sekä kuinka hajautetusti tai keskitetysti sopimusten tallennus kannattaa tehdä. Vinkit onnistuneeseen käyttöönottoon olivat myös tervetulleita.

Workshopin anti:

Baswaren workshopin jälkeen Helsingin seurakuntayhtymässä ymmärrettiin, että toistuvaislaskujen täsmäytyksen käyttöönotossa kriittisin vaihe on tarkka suunnittelu. Erityisesti huomiota tulee kiinnittää siihen, miten määritellään sopimustyypit ja kategoriat. Työprosessien organisointi pitää miettiä etukäteen ja koontilaskujen hajauttaminen (eli niistä luopuminen) toistuvaislaskujen täsmäytyksen helpottamiseksi suunnitella tarkasti.  Varsinainen sovelluksen käyttöönotto koettiin kohtuullisen helpoiksi. Erityistä helpotusta koettiin ymmärryksestä, että käyttö voidaan aloittaa hallitusti porrastaen esim. yksi sopimustyyppi ja/tai toimintayksikkö kerrallaan.

Heli Harkko
taloushallinnon sovelluskonsultti
Helsingin seurakuntayhtymä