Menestystarina - Gannet
Yhdysvaltalaisen uutis- ja mediayhtiö Gannettin laskujen käsittelyaika lyheni noin 60 prosenttia, kun se siirtyi sähköiseen laskujenkäsittelyyn ja keskitti ostoreskontratoiminnot.
”Ennen uutta järjestelmää osastohenkilökuntamme joutui vastaamaan myyjien maksutiedusteluihin, onko lasku odottamassa käsittelyä talousosastolla. Nyt on helppo tarkistaa, missä käsittelyvaiheessa lasku on. Enää emme siis voi syyttää maksupuolta kaikesta”, Gannettin projektipäällikkö Matt Leigh kertoo ostoreskontran keskittämisen ja laskuautomaation tuomista hyödyistä mediakonsernille.
Gannett omistaa digitaalisia palveluita, televisioasemia ja julkaisee erilaisia painettuja julkaisuja Yhdysvalloissa ja Britanniassa. Yrityksen lippulaiva, USA TODAY -lehti, on todennäköisesti tuttu kaikille Yhdysvalloissa lentäneille tai hotellissa yöpyneille. Leigh kertoo, että ennen yhteistyötä Baswaren kanssa Gannettin ostoreskontran käsittelystä vastasi 85 erillistä osastoa, jotka käyttivät Lawson-toiminnanohjausjärjestelmää. Laskuja käsiteltiin manuaalisesti ja paperimuodossa: alemmat toimihenkilöt syöttivät myyjien tiedot ja esimiehet hyväksyivät laskut manuaalisesti. Talousosastot toimivat paikallisesti, mikä vähensi pääkonttorin mahdollisuuksia hallita kustannuksia ja toimintaa.
Cadillac Toyotan hinnalla
Nykyään Gannett käyttää Basware Enterprise Purchase to Pay -ratkaisua, joka sisältää sähkoisen laskujenkäsittelyn, täsmäytyksen ja hankintojen hallinnan. Yritys aikoo automatisoida koko prosessin ostotilauksista laskujen vastaanottamiseen ja käsittelyyn. Lisäksi se on parhaillaan yhdistämässä 120 toimiston laskentatoimet yhteen keskitettyyn palvelukeskukseen. Palvelukeskuksen käyttöönottoa
edelsi vuonna 2007 tehty alueellinen klusterointi. Kansallisella tasolla toimiva palvelukeskus aloitti toimintansa elokuussa 2008 ja palvelee yli 65 toimipaikkaa. ”Basware toimitti meille laskuautomaation
Cadillac-ratkaisun, mutta Toyotan hinnalla”, Leigh kertoo lainaten esimiehensa vertausta siitä, miten mediayhtio on hyötynyt yhteistyöstä Baswaren kanssa.
”Baswaren Lawson-osaaminen oli tärkeässä asemassa prosessin toteutuksen kannalta. Tärkeää oli myös se, että lisäkehitystyötä ei IT-osastolla tarvittu”, Leigh lisää.
Tehokkuutta ja säästöjä Gannett odotti, mutta se on tuonut mukanaan myös kustannussäästöjä. Yhdysvaltalaisen uutis- ja mediayhtiö Gannettin laskujen käsittelyaika lyheni noin 60 prosenttia, siitä kun se siirtyi sähköiseen laskujen-käsittelyyn ja keskitti ostoreskontratoiminnot. Syyskuussa 2008 laskukohtaiset kustannukset olivat noin 3,24 dollaria, mikä on 78 senttiä vähemmän kuin ennen Baswaren järjestelmän käyttöönottoa. Automaatio on vähentänyt työvoimatarvetta ja vapauttanut talousjohtajat "shekkien kirjoittamisesta ja muista tiedonsyöttö-tehtävistä tärkeämpiin tehtäviin”, Leigh toteaa.
Järjestelmä on myös helpottanut yhdysvaltalaisia julkisia yhtiöitä koskevien tiukkojen Sarbanes- Oxley-kirjanpitosääntöjen noudattamista. Gannett odottaa, että sen sisäisen tarkastuksen kustannukset ja kuukausittaiset kirjanpitokulut laskevat jopa 25 prosenttia tämän vuoden loppuun mennessä. ”Pienetkin asiat, kuten se, että sisäiset tarkastajat eivät enää joudu matkustamaan toimistosta toiseen, lisäävät säästöjä”, Leigh huomauttaa.
Leigh’n mukaan yrityksen tavoitteena on siirtyä kokonaan sähköiseen laskutukseen ja täysin automatisoituihin hankintoihin. ”Taloushallinto ei ole aina ollut mukana sopimus-neuvotteluissa. Hankintaosaston tuleekin perehtya ehtoihin ja maksutapoihin entistä syvällisemmin. Toimittajilta tulee edellyttää sähköistä laskutusta, ja saada mukaan uuteen järjestelmään alusta alkaen”, Leigh painottaa.
Muutosta turha pelätä
Leigh suosittelee avointa suhtautumista kaikille hankinnasta maksuun -prosessin automatisointia suunnitteleville yrityksille. Kun päätös yhteistyostä oli Gannettissa tehty, Leigh kollegoineen odotti
Baswaren asiantuntijoiden kertovan, miten prosessin tulisi toimia.
”Jos yritys ostaa Baswaren ratkaisun, mutta ei ole halukas muuttamaan liiketoimintaprosessejaan, projektiin käytetty aika ja raha menevät hukkaan”, hän sanoo. Gannettin prosessit olivat jo suhteellisen suoraviivaisia, mutta Baswaren avulla Gannett pystyi tehostamaan toimintaansa entisestään.
”Ilman Baswarea emme olisi kyenneet yhdistämään toimintoja palvelukeskuksiin”, kertoo Matt Leigh.