Nicht nur für Große: e-Invoicing im Handel

Vice President Business Development

Vor wenigen Jahren sprach noch kaum jemand darüber, heute sind sie schon auf dem Vormarsch: elektronische Rechnungen. Nach dem Willen des EU-Parlaments und zahlreichen Firmen soll es deshalb nun der Papierrechnung an den Kragen gehen. Nicht in allen Unternehmen wird dieser Trend begrüßt. Vor allem die Einzelhandelsketten etwa tauschen zwar seit Jahren elektronische Rechnungen mit Großlieferanten aus, doch insbesondere kleinere Zulieferer arbeiten noch mit Papier. Oft sind die Anforderungen für mittelständische IT-Infrastrukturen auch zu hoch.

Die Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung sind zahlreich: Kosten für Papier, Druckertinte und Postgebühren schrumpfen deutlich. Anders als ihre Pendants aus Papier sind e-Rechnungen in Sekundenschnelle am Ziel. Ein weiterer Faktor: Kann ein Zulieferer sich an das e-Invoicing-System des Abnehmers anbinden lassen, ist das für Lieferanten eine Art Eintrittskarte in gemeinsame Geschäfte. Doch wie können kleinere Zulieferer auf den Zug aufspringen?

Ein möglicher Weg besteht darin, Papierrechnungen und rudimentäre digitale Formate wie PDF-Dateien in die richtige Form bringen zu lassen. Mehrere Dienstleister haben solche Konvertierungen bereits jetzt in ihrem Portfolio. Die Zulieferer schicken also entweder ihre Papierrechnungen an Anbieter wie Basware, wo diese gescannt und umgewandelt werden, oder nutzen Cloud-Lösungen, um ihre Rechnungen in einem beliebigen Format hochzuladen. Das Ergebnis ist in beiden Fällen das gleiche: Der Händler erhält eine fehlerfreie und rechtskonforme digitale Rechnung.

Eine weitere Option besteht in der Einführung gemeinsamer Standards. An einheitlichen Formaten, die Inkompatibilitäten einen Riegel vorschieben, wird tatsächlich bereits gearbeitet – etwa mit dem ZUGFeRD. Doch Standard ist nicht gleich Standard: Jedes Unternehmen formuliert die Inhalte anders, was zu Unübersichtlichkeit führt, sobald es ins Detail geht. E-Invoicing-Anbieter können hier beraten und weiterhelfen.

Möglicherweise sind also noch weitere Impulse nötig, um den Zulieferern echtes e-Invoicing – also den eigenständigen Versand strukturierter Datensätze – zu erleichtern. Sollte es den Marktteilnehmern alleine nicht gelingen, genügend Anreize für den Wechsel zu schaffen, wird wohl erst die Politik für den nötigen Druck sorgen. Ob das allerdings die Skepsis bei den kleinen Lieferanten beseitigt, ist fraglich.

 

Category: E-Invoicing