Het papierloos verzenden, ontvangen en verwerken van facturen is de manier om het proces snel en efficient te laten verlopen, tegen minimale kosten.
Specifieke information over de Nederlandse regelgeving op het gebied van e-facturen, welke in februari 2009 is aangepast, vindt u hier.
Met Basware’s e-facturatie oplossingen heeft u toegang tot een netwerk van duizenden leveranciers en kunt u facturen ontvangen ongeacht het formaat of de locale vereisten van de leverancier. Door gebruik te maken van Basware Business Transactions kunnen zowel de verzender als de ontvanger het gehele facturatie proces optimaliseren. Facturen worden in elektronisch formaat afgeleverd bij de ontvanger, geïntegreerd met de ERP- of factuurverwerkings software, of gestuurd naar een printer service afhankelijk van de keuze van de klant.
De Basware Business Transaction service zorgt voor snelle en veilige uitwisseling van facturen in elektronisch formaat en voldoet aan alle fiscale vereisten. Door eenvoudige aansluiting van uw bedrijfssoftware op Basware Business Transactions bent u in staat om facturen naar diverse klanten sturen en van diverse leveranciers ontvangen.
Elektronisch facturen is door de verandering in de wetgeving gelijk aan het gebruik van papieren facturen. De e-factuur is voorzien van een afbeelding en bijlagen, wordt elektronisch gearchiveerd en kan voorzien worden van een elektronische handtekening voor bepaalde landen waar dit vereist is. De factuurgegevens worden vooraan in het proces reeds gevalideerd zodat alleen correcte facturen afgeleverd worden.
Met e-facturatie:
- bespaart op u op de verwerking van facturen
- wordt de afhandeling en betaling versneld en
- verbetert de kwaliteit van de communicatie tussen leverancier en afnemer.
Verzenden van e-facturen
Het versturen van e-facturen versnelt de verwerking en betaling van facturen. Doordat de e-facturen direct worden aangeleverd aan het factuurverwerkingssysteem van de ontvanger, hoeft deze de gegevens niet meer in te voeren, en biedt u daardoor een stuk extra service aan uw klanten. Voor leveranciers levert e-facturatie, naast een besparing op tijd, afdruk- en verzend kosten, ook een besparing op voor het milieu door het elimineren van papier- en inktgebruik.
Factuurverzenders kunnen gemakkelijk aansluiten op het Basware Business transactions platform ongeacht het bestandsformaat dat uit het facturatie systeem verkregen kan worden. Factuurgegevens worden bij verzending direct door het Basware Business Transactions gevalideerd en een notificatie wordt gestuurd wanneer de factuur bij de ontvanger wordt afgeleverd.
Wanneer u minder dan 500 facturen per maand verstuurt, heeft Basware voor u een oplossing op maat. Hiermee kunt u gemakkelijk starten met het versturen van e-facturen. Klik hier voor meer informatie.
Ontvangen van e-facturen
Basware Business Transactions levert e-facturen direct af aan het factuurverwerkings- of ERP system van de ontvanger. Facturen kunnen hierdoor sneller worden verwerkt en automatisch gematcht tegen contracten en inkooporders.
Door het ontvangen van e-facturen wordt het manuele invoer of scannen en herkennen van facturen overbodig. Zowel de factuurkop als factuurregels zijn direct beschikbaar waardoor matching en boeking op regelniveau geautomatiseerd kan worden.
Door de flexibiliteit van Basware Business Transactions kunnen e-facturen worden afgeleverd ieder factuurverwerkings -of boekhoudsysteem.
Basware Supplier Portal voor e-facturen
De Basware Supplier Portal is een webportaal voor kleinere leveranciers (bijv. freelancers) die de capacititeit niet hebben om direct elektrisch te facturen. Met de Basware Supplier Portal kunnen leveranciers factuur data en factuur regels invoeren, afbeelding en bijlagen toevoegen en de factuur met een muisklik direct als e-factuur naar diverse ontvangers versturen. Naast het gemak van versturen, zijn alle verzonden facturen te volgen en opvraagbaar vanuit het archief.
De Basware Supplier Portal voldoet aan de wettelijke vereisten voor e-facturatie, ook voor buitenlandse facturen. De Supplier Portal wordt als service aangeboden waardoor er geen installatie nodig is bij zowel de verzender als de ontvanger van de e-factuur.